إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة
إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة
* الوقت:
ينطبق مصطلح الإدارة على حياة الفرد العملية وعلى حياته الشخصية بالمثل، ولكي يضمن الإنسان نجاحه في مختلف جوانب حياته لابد وأن يتخذ من التنظيم مسلكاً له .. وأن يكون النظام هو السمة الغالبة عليه.
المزيد عن مفاهيم النجاح المختلفة ..

تنظيم الوقت أو إدارته لا يختلف في جوهره عن تنظيم أو إدارة الأعمال أو أية أنشطة أخرى يقوم بها الإنسان، فالوقت لدى كثير من الناس يعد مشكلة، وتشكو الغالبية من أن ليس لديها الوقت الكافي لإتمام الأعمال وإنجاز متطلبات الحياة اليومية الشخصية من العناية بأمور المنزل وشئون العائلة.

فمن منا لا يقضى معظم وقته في العمل ويعود للمنزل في وقت متأخر!
لكن ما هو المقصود بإدارة الوقت؟ إدارة الوقت هو استخدام الموارد المتاحة للشخص ومن بينها الوقت بشكل فعال وبالطريقة التي تمكن الشخص من إنجاز أهدافه العملية والشخصية، وسوء إدارة الوقت هو النقيض لمفهوم تنظيم إدارة الوقت والذي يتلازم معه عبارات "الوقت محدود" أو "الوقت غير كافٍ".
فالمسألة في واقع الأمر ليست لها علاقة بعدم كفاية الوقت، بل مسألة إدارة وتنظيم الوقت المتاح للشخص الذي يتمثل في (24) ساعة على مدار اليوم أو (168) ساعة على مدار الأسبوع وإدارة الوقت ينبغي أن تتم في حدود هذا الكم من الزمن المتاح.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

* فروض ضيق الوقت:
ونجد أن مفهوم "الوقت" مفهوم ذاتي بطبيعيته يختلف تعريفه من فرد لآخر حسب الطريقة التي يتبناها لإنجاز أنشطته المتعددة، وحسب الفروض التي يقرنها الشخص بضيق الوقت والمتصلة بطبيعة الوظيفة أو الأحداث المحيطة.
ومن بين هذه الفروض التي يعتقد البعض بأنها تعلل ضيق الوقت:
1- الوقت ضيق بسبب طبيعة العمل وكثرة الأعمال المسندة:
وارد أن يعانى الشخص بين الحين والآخر من كثرة العمل، أما إذا كان ذلك دائم الحدوث فالخطأ ليس في طبيعة العمل وإنما في طبيعة الشخصية نفسها، ويكون السبب إما في ضعف الشخصية وعدم القدرة على إسناد الأعمال للآخرين، أو قد يرجع ذلك إلى البطء في إنجاز الأعمال المسندة فهذين السببين من عدة أسباب قد تكون وراء زيادة حجم العمل بشكل مستمر .. فالعمل ليس هو المسئول وإنما الأشخاص هي التي تفعل ذلك بنفسها. ولكي يتحرر الشخص من عبء العمل الكثير وحتى يجد الوقت لنفسه لابد وأن يوجه لنفسه الأسئلة التالية التي تكمن فيها مفاتيح الحل:
- ما هي الجزئية في العمل التي يستطيع أن يقوم بها زملاء آخرون؟
- هل يحتاج إلى طرق جديدة لإنجاز مهام العمل؟
- ما أهمية كل جزئية يقوم بها؟
- هل يعانى من صعوبة النطق بكلمة "لا" للآخرين؟

2- الوقت ضيق لأن الوظيفة لها طبيعة خاصة ونادرة:
كل وأي وظيفة تتوافر فيها قدر كبير من النمطية والتكرار لما يقوم الشخص بأدائه، وإذا أدعى أنها وظيفة فريدة من نوعها فهو ليس على دراية بطبيعة وظيفته، أما إذا تم تحديد خطوات هذه النمطية فسوف يوفر الشخص الكثير من الوقت الذي يقضيه في إنجاز أعماله، ومثال على ذلك: إذا كانت الوظيفة تتطلب عمل مكالمات تليفونية عديدة والذي يعتبره البعض مضيعة للوقت، فلا يمكن إنجاز العمل في الوقت المحدد له ولذا فعليه أن يتأخر في العمل لساعات إضافية للانتهاء من خططه حتى لا تتراكم عليه خطط اليوم التالي. لكن باعتبار أن المكالمات التليفونية مضيعة للوقت فهذا معناه أن الإنسان لا يعرف الأسلوب الأمثل لاستخدامها، ولابد أيضاً من توجيه الأسئلة التالية للنفس حتى لا يضيع الوقت:
- ما هو متوسط عدد المكالمات في اليوم؟
- كم من الوقت تستغرقه كل مكالمة؟
- هل تتعلق المحادثات التليفونية بجوهر العمل أم لتضييع الوقت في أمور بعيدة عنه؟
- هل يتم إنجاز قدر من الأعمال من خلال هذه المكالمات التليفونية؟
فالتوقع هو السبيل للتنظيم والإدارة، فمن خلال معرفة نمط المحادثات التليفونية يستطيع الفرد أن يكون أكثر حرفية للسيطرة على وقته والانتهاء من هذه المحادثات في اقل وقت ممكن.

3- لا يوجد من يتوافر له الوقت فالكل مشترك في ذلك:
يتوافر الوقت لكل شيء يريد الإنسان أن ينجزه، والمشكلة تكمن في كيفية قضاء الشخص لوقته، ومع غياب الأولويات وتحديد أهمية وقيمة كل أولوية لن يخرج الشخص من هذا المأزق وسوف يستمر في الحياة وهو واقع تحت تأثير الضغوط والمثيرات الخارجية .. فالوقت كافٍ لأداء المهام التي تتصف حقيقة بالأهمية.
المزيد عن الضغوط ..

4- فترات الراحة تقطع تركيز العمل وتسلسله:
هناك الكثيرون ممن يعتقدون أن فترات الراحة القصيرة التي تتخلل ساعات العمل الطويلة لا تفيد وأفضل قضاء الوقت كله في العمل حتى يتسنى الانتهاء منه لأن الوقت لا يكفى، ينطوي هذا الفكر على اعتناق هؤلاء الأشخاص فكرة أن يكون ملكاً لمرؤوسيهم دائماً، أو أنهم يتجنبون القيام بذلك لأن رئيس العمل لن يقبل مثل هذه الراحة .. وهذا خطأ شائع، عدم توفير فترات الراحة للنفس ستستغرق الأعمال وقتاً أطول كما ستضعف من قدرة الشخص على التفكير والابتكار.

5- لابد من بذل المجهود الشاق لإنجاز الأعمال:
الاجتهاد في العمل أمر مطلوب لتحقيق النجاح، لكن المشقة أمراً غير مرغوباً فيه، إن الأشخاص الذين يؤمنون بان العمل الشاق هو الطريقة لوحيدة لتحقيق اكبر قدر من الإنجازات هم الأشخاص الذين يعملون لساعات طويلة زائدة عن الحد ويأخذون العمل للمنزل لإكماله، مما يؤدى إلى معاناتهم من الانفعال وتوتر أجسادهم بلا داعٍ وفى النهاية لا يحققون النتائج المطلوبة منهم.
المزيد عن إدمان العمل ..
لابد وأن يتعلم الشخص العمل بذكاء وليس بمشقة حتى تكون الوظيفة ومهامها أسهل.

6- الفردية في أداء الأعمال لضمان سلامتها:
إذا كان الشخص يميل إلى إنجاز الأعمال ب��فرده، فلن يستطيع استخدام الوقت الاستخدام السليم وغالباً ما سيقضى وقتاً أطول في أشياء ليست مهمة، والعكس صحيح من قضاء وقتاً غير كافٍ في الأشياء التي تحتاج إلى عناية أكبر، وكلما شعر الشخص بأنه يستطيع أن يقوم بالعمل بمفرده فهذا معناه أنه سيحمل نفسه بأكثر من طاقته ويغرق في كثير من التفاصيل الروتينية فتصبح الوظيفة عبئاً ثقيلاً.

7- إدارة الوقت يجعل الفرد منا إنساناً آلياً ولا يسمح بالتلقائية:
لا يوجد في ذلك أي شيء من الصحة، وهى الحجة التي يلجأ إليها الشخص الذي يفتقد إلى قدرات إدارة وقته بشيء من الحكمة. فأيهما أفضل هو أن تسيطر على مجريات الأمور من حولك وأن تتحكم في زمامها، أم تسيطر هي عليك! فالإنسان إذا أدار وقته في كافة مجالات الحياة، فسوف تتحقق له المزيد من الحرية التي يريدها، بل ويحقق الأشياء ذات القيمة التي تشعره بالرضاء تجاه نفسه.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

* ضياع الوقت:
هناك عوامل تتحكم في ضياع الوقت وسوء التنظيم له، ومن بين هذه العوامل:
1- عوامل متصلة بغياب قدرات التخطيط:
- عدم وضع الأهداف.
- عدم تحديد الأولويات.
- غياب بعد النظر والقدرة على التنبؤ.
- عدم وضع الجداول الزمنية لإنجاز الأعمال.

2- عوامل متصلة بالتنظيم:
- سوء تنظيم المكتب وملفات العمل، وينطبق ذلك على سوء التنظيم في أي مكان بخلاف العمل.
- غياب أساليب الحفظ.
- عدم العدالة في توزيع مهام العمل.
- الروتين الذي يقتل الوقت والمجهود.
- سلبية العامل، وترديد عبارة "هذا لا يقع ضمن نطاق اختصاصاتي".
- عدم وضوح خطوط السلطة والمسئولية.

3- عوامل متصلة ببيئة العمل:
- غياب الهدوء عن بيئة العمل.
- الزيارات وتناقل الزملاء من مكتب لآخر.
- الحوارات أثناء العمل.
- عدم توافر الإمكانيات.
- كثرة المكالمات التليفونية التي تضيع الوقت.
- ممارسة عادات غير متصلة بصميم العمل من تناول المأكولات والمشروبات أو قراءة الصحف والمجلات.

4- عوامل متصلة بالمتابعة والرقابة:
- وجود الرقابة المفرطة.
- قصور الرقابة أو غيابها.
- عدم المتابعة للأعمال والخطط التي تم وضعها مسبقاً.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

* عاجل أم هام:
أشار الجنرال "إيزنهاور/Eisenhower" إلى مقولة شهيرة عندما كان يناقش أولويات خططه مع هيئة أركانه بأن هناك علاقة معكوسة بين الأشياء الهامة والأشياء العاجلة على النحو التالي فكلما كان الشيء هاما كلما قل الاستعجال عليه، وكلما كان الشيء عاجلا كلما قلت أهميته.
فأي شخص منا مطلوب منه القيام بمهام مختلفة، والتي لا يتسنى له إنجازها في نفس الوقت .. ولكي نوضح أولويات تنفيذ هذه المهام لابد من الإشارة إلى مربع "هام وعاجل" لرؤية العلاقات التبادلية بينهما حتى يستطيع كل شخص استخدام الأسلوب العلمي لإدارة وقته بمعرفة الأولويات.

* دوايت ديفيد أيزنهاور (Dwight David Eisenhower)
هو سياسى وعسكر أمريكى حيث شغل منصب القائد الأعلى لقوات الحلفاء فى أوربا أثناء الحرب العالمية الثانية وتولى حكم الولايات المتحدة في الفترة من 1953 إلى 1961.
مربع الأولويات:
  هام غير هام
عاجل 1 3
غير عاجل 2 4

لابد من تحديد كل مهمة، وتحديد المربع الذي تنتمي إليه.
المربع رقم (1) - هامة وعاجلة:
المهام التي تجمع بين صفتي الهام والعاجل هي بمعنى آخر "أزمات" لها أهمية على نحو خاص وتتطلب سرعة في إنجازها بلا تأجيل، مثل: وجود مشكلة مع عميل كبير أو مواعيد تسليم الأعمال بعينها ... وغيرها من الأمثلة المختلفة.
وهذه المهام يكون عددها محدوداً وتحدث على فترات متباعدة وليس بشكل مستمر نمطي.

المربع رقم (2) - هامة وغير عاجلة:
وهنا تكون المهام أو الأنشطة التي يقوم بها الشخص تحقق قدراً كبيراً من أهدافه حيث تستمد أهميتها من قيمة الإنجاز المرتبط بها، لكنها تتطلب قضاء وقتاً طويلاً من الزمن في إنجازها، وللأسف القليل منا يهتم بهذا المربع وبأهمية هذه الأنشطة. وخير مثال على هذه الأنشطة عمليات التخطيط والتدريب وتنمية الموارد البشرية في مجال العمل.

المربع رقم (3) – غير هامة وعاجلة:
ويشمل هذا المربع الجزء الكبير من الأنشطة اليومية، صحيح أنها تكون في العادة عاجلة لكنها غير هامة حيث تساهم مساهمة ضئيلة للغاية في تحقيق خطوات إيجابية في الحياة، ومن أوضح الأمثلة على ذلك المكالمات التليفونية سواء التي يستقبلها أو يجريها الشخص مع الآخرين لو تم سردها لوجدت أنها مكالمات تضيع جزءً كبيراً من الوقت الذي يحتاجه الإنسان في إنجاز المزيد والمزيد من الأعمال الفعالة.

المربع رقم (4) – غير هامة وغير عاجلة:
وها قد وصلنا إلى المربع الأخير والرابع، حيث نجد أن المهام التي تنتمي إليه تتصف بعدم الأهمية وأنها غير عاجلة، وهذا المربع يختص بنسبة 40% من الأنشطة اليومية التي يقوم بها الإنسان، ومن بينها: الوقت الذي يضيع في الدردشة، الوقت الذي يستغرقه الشخص في تناول الوجبات، مواعيد الحضور إلى أو الانصراف من العمل ... الخ

وتأتى أهمية تصنيف الأنشطة داخل مربعها، أنها تمكن الفرد منا من معرفة ما هو هام وما هو غير هام لإدارة وقته بشكل أفضل وتوفير المزيد منه.

وتلخيصاً لما سبق وحسب مقولة "إيزنهاور" فإن الأمور الهامة هي التي تساهم في تحقيق أهدافنا، ولذا فهي تعد ذات قيمة عالية جداً وكلما كانت درجة إسهام هذه الأمور مباشرة كلما زادت أهميتها. كما أن الأمور الهامة تتصف بالنتائج طويلة الأمد، أم الأمور العاجلة فتتصف بالنتائج قصيرة الأمد التي لا يمكن تأجيلها، وغالباً لا تسهم إسهاماً كبيراً في أهدافنا وقليلاً ما تُناقش الأمور العاجلة .. ولا ينتهي الصراع بين ما هو هام وما هو عاجل.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

* متطلبات إدارة الوقت:
1- تحليل الوقت:
وهو أن يقوم الشخص بتقديم وصف تفصيلي يتعلق بكيفية استغلاله للوقت المتاح له وفيما قضاه، كما يتطلب تقديم بيانات عن المشكلات التي صادفته في استخدامه لهذا الوقت وأسباب هذه المشكلات.

وهنا يتعين استخدام سجلات الوقت على النحو التالي، فهى أوقات يقضيها أي شخص منا بشكل يومي:
مثال لسجل الوقت:
مجموعات عامة أنشطة الوقت المستخدم بالفعل تقدير الوقت الذي يتمنى الشخص أن يخصصه مشكلات
* أنشطة شخصية - تناول الطعام.
- أوقات النوم.
- أوقات العناية بالأبناء.
- أوقات توفير احتياجات الأسرة.
- أوقات أخرى.
     
* مهام العمل - أوقات للتقارير الهامة.
- أوقات للمراسلات.
- أوقات للأعمال الروتينية.
- مكالمات تليفونية.
- زيارات عمل غير متوقعة.
- مقابلات واجتماعات.
- مشكلات وأزمات.
- أوقات مع زملاء العمل.
     
* الهوايات - القراءة.
- ممارسة رياضة.
- هوايات أخرى.
     
* الترفيه والتسلية - القيام برحلات.
- مشاهدة التلفزيون.
- الذهاب إلى السينما.
     
* وقت حر (وقت فراغ) - وقت بدون استخدام      

المزيد عن الهوايات على صفحات فيدو ..
المزيد عن القراءة ..
المزيد عن السينما ..


2- ضوابط الوقت:
ضوابط الوقت تتمثل في التخطيط ووضع الأهداف التي ينوى الشخص إنجازها.

3- الاستخدام الفعلي للوقت المتاح:
ومع هذه الخطوة يقوم الشخص بحصر جميع الأنشطة والأعمال المتعلقة بالعمل وممارسة الحياة الخاصة وتوزيع الوقت المتاح عليها، مع تحديد الأولويات وتحديد الوسائل اللازمة لاستخدام الوقت بكفاءة والتنسيق بين الأعمال والأنشطة والأوقات المخصصة لها لتجنب أي ازدواج أو تضارب.
والضوابط الثلاثة السابقة لابد من المتابعة الأسبوعية لها، لمعرفة مدى الالتزام بها ومدى تأثيرها وهل هي في حاجة إلى إعادة صياغة .. أي أن عملية إدارة الوقت هي عملية متواصلة ومستمرة من التحليل والتنظيم والمتابعة.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

* إذن كيف يستطيع الشخص إدارة وقته؟
وذلك بإتباع الخطوات التالية:
- تحديد أوقات المهام الرئيسية في المقام الأول.
- تخصيص وقت للأعمال الإبداعية والأنشطة العامة.
- المزج بين الأوقات الهادئة التي تتيح التفكير الفعال، وبين تلك غير الهادئة التي تفرض الضغوط على الإنسان.
- تجميع الأعمال المتشابهة، وإنجازها في نفس الوقت.
- تخصيص وقتاً للأزمات غير المتوقعة.
- تدوين قامة بشكل يومي عن المهام المطلوب إنجازها.
- ترتيب المهام حسب أهميتها، أي إنجاز المهم ثم الأهم.
- عدم الاعتماد على الذاكرة فقط في إنجاز الأنشطة، وإنما التدوين.
- الحرص على الاستفادة من فترات الراحة.
- تدريب من حولك على أنه هناك أوقات محظور فيها مقاطعتك أثناء الانغماس في أداء مهمة أو نشاط ما.
- البدء بالمهام التي تستغرق وقتاً أطول، تليها المهام التي تستغرق وقتاً أقل.
- إلغاء كلمة "تأجيل" من القاموس.
- استخدام الأساليب المتقدمة في إتمام الأعمال فهي توفر الوقت.
- الملاحظة الشخصية للذات عن مدى التقدم الذي تحرزه في ادخار الوقت.
و
- لا تتهرب من مسئولياتك أبداً.

إدارة الوقت وتحقيق أهدافك في الحياة

إن سلوكيات الفرد مرتبطة ارتباطاً وثيقاً بما يعتنقه من أفكار، لابد وأن يعمل على تغيير الطريقة التي يفكر بها وسيجد بعد ذلك أن تغيير السلوكيات سيصبح أسهل، وعندما يتأكد أن سلوكه أصبح متفقاً مع أهدافه فعليه أن يثق بأنه يدير وقته بفاعلية.

* المراجع:
  • "Time management" - "mayoclinic.com".
  • "Time management strategies" - "qld.gov.au".

  • تقييم الموضوع:




تابعنا من خلال

فيدو على الفيسبوك فيدو على التويتر

نشرةالدورية

© 2001 - 2001 جميع حقوق النشر محفوظة لشركة الحاسبات المصرية
Designed & Developed by EBM Co. صمم وطور بواسطة شركة الحاسبات المصرية